0223-669359 info@helderevents.nl

Blog: Dag van een planner

Laat ik met de deur in huis vallen, mijn officiële functie is Planning en Officemedewerker maar ik vervul zoveel meer rollen dan dat! Een dag in het leven van een Planning en Officemedewerker is nooit hetzelfde: de ene dag neem je sollicitaties af met potentiele medewerkers, de andere dag sta je bier te tappen op een evenement en weer een andere dag ben je de materialen aan het repareren en inventariseren. Hoezo veelzijdig!

Start van de dag!

Belangrijk voor een goede start van mijn dag, koffie! Terwijl ik sta te wachten hoor ik hoe de bonen worden gemalen en de geur van het eerste bakkie komt mij tegemoet. Klaar voor deze nieuwe dag, ik heb er weer zin in en zit barstens vol energie.

Ik lees mijn e-mail, neem de agenda door en stel prioriteiten voor vandaag. Een lijstje met werkzaamheden en klusjes die vandaag écht moeten gebeuren. Dit doe ik vooral om structuur aan mijn dag te geven. Ik weet namelijk dat er altijd onverwachte taken tussendoor komen. Dat is juist de charme van mijn functie.

Het is voor mij van belang dat ik goed op de hoogte ben van de komende evenementen. Het tijdig in plannen van ons personeel, maken van draaiboeken, inkopen en klaarzetten van de materialen zijn hier direct aan verbonden.

Planning

Voor de planning van onze evenementen hebben wij een leuk team van instructeurs. Het team bestaat uit een groep enthousiaste mensen. Per evenement kijk ik naar de beste match. Welke werkzaamheden moeten er uitgevoerd worden? Is het enkel een spel begeleiden of organiseren wij een ander evenement waar wij horecamedewerkers voor zoeken of garderobe personeel? Een goede match per evenement is belangrijk voor ons en de klant maar ook voor onze medewerkers, zodat zij kunnen doen wat ze leuk vinden.

Marit Boekel

Draaiboek

Voorafgaand aan alle evenementen maak ik, in samenwerking met de eventmanagers, de draaiboeken voor de evenementen. Een draaiboek is de handleiding van het evenement. Stap voor stap staat er beschreven wie onze klant is, de doelgroep, doel van het evenement (dit is voor alle medewerkers die werkzaam zijn op het evenement belangrijke informatie, leef je in in de klant die je voor je hebt). Maar ook wat de verantwoordelijkheid is van Helder Events op dit evenement, hoe het verloop van de dag eruitziet (van opbouw tot uitvoer tot afbouw), welke materialen er nodig zijn, welke leveranciers er worden verwacht, een plattegrond met indeling van de locatie, kortom: alles om het evenement soepel te laten verlopen. Het draaiboek moet zo geschreven zijn dat voor alle betrokken partijen duidelijk is wat er moet gebeuren en wanneer. Nauwkeurigheid is hier dus zeer belangrijk!

Manusje van alles

Klusjes op kantoor, onderhoud van de materialen voor de evenementen, het nieuwe ontwerp van signing, materialen verzamelen en inkopen doen, aansluiten van baronderdelen etc. Je kan het zo gek niet bedenken of ik regel het voor je. Om de eventmanagers te ondersteunen en ontlasten neem ik zo veel mogelijk van dit soort taken over. Snel schakelen en ad hoc kunnen handelen is soms nodig om last-minute wijzigingen in goede banen te kunnen leiden.

Ik vind het ook erg leuk om met de eventmanagers mee te denken welke materialen ze nodig hebben. Samen kijken we naar de berekening van dranken en de materialen voor de bar. Zo heb ik me ontwikkeld tot heuse ‘bargoeroe’. Wij beschikken allemaal over onze sociale hygiëne, wij vullen elkaar goed aan in de voorbereidingen en tijdens de uitvoering van de evenementen. Door mijn ervaring in de horeca kan ik het team goed ondersteunen. Bij mijn vroegere baantjes heb ik vaak achter de bar gewerkt, op grote festivals gestaan en als vrijwilliger evenementen opgezet waarbij er op een locatie zonder voorzieningen een complete bar neer gezet diende te worden.

Logistieke planning

Bij de logistieke planning moet je voornamelijk denken aan het vervoer van de materialen en de inzet van onze vervoersmiddelen en personeel. Neem bijvoorbeeld onze kerstperiode. Afgelopen jaar hebben wij twee weken lang een mobiel kantoor/loods gehad. Het was een leuke uitdaging om alle materialen goed in te delen in onze bus, zodat op volgorde van de evenementen alles gestructureerd uit- en weer ingeladen kon worden. Daarbij was een goed voorraadbeheer, duidelijke planning, indeling en afwisselen van de bus en heldere communicatie onderling van belang. Om dit inzichtelijk te kunnen maken heb ik een compleet uitgeschreven planning gemaakt. Een heerlijke uitdaging!

Een leukere en veelzijdigere baan kan ik mij niet bedenken!

– Marit