Onvoorspelbaarheid, flexibiliteit, creativiteit en diversiteit zijn de eerste woorden die door mijn hoofd gaan als ik nadenk over hoe een gemiddelde dag van mij, als Eventmanager, eruit ziet. Hoe zorg je ervoor dat je deze aspecten de baas blijft en je niet gek laat maken?
Ik start mijn dag energiek op met mijn nieuwe gewoonte: Miracle Morning. Om 06.30 uur, als het nog muisstijl is in huis sluip ik naar beneden, zet ik mijn beste vriend ‘het koffiezetapparaat’ aan en sla een glas water achterover. Dan start ik met een paar yogaoefeningen, buikspieroefeningen en een korte meditatie.
Zo, mijn lichaam is ‘aan’ en ik voel me fris en fruitig om te gaan knallen vandaag, het voelt alsof ik de hele wereld aan kan 😊
Op kantoor klets ik even bij met mijn collega’s, wat ik een belangrijk onderdeel vind van de opstart. Ik vind het fijn om te weten wat er in mijn collega’s omgaat, dat is voor mij de basis van een goede samenwerking. Het delen van emoties en er voor elkaar ‘zijn’, zorgt ervoor dat je samen gedreven aan één doel kunt werken: met Helder Events mooie evenementen organiseren.
Ik start iedere dag met mijn TOP 3 (de drie belangrijkste activiteiten, die ik die dag in ieder geval gedaan wil h ebben) en probeer me hier gedurende de dag aan te houden. Alleen soms krijgt mijn dag een hele andere wending en moet ik ineens mijn TOP 3 loslaten. Dat is de onvoorspelbaarheid van mijn functie. Er is die dag bijvoorbeeld een evenement, maar het water komt met bakken uit de lucht, arrgghh, die verdomde weergoden ook!! Wat nu?
Nu komt het aspect flexibiliteit om de hoek kijken. Snel schakelen met de klant, leveranciers benaderen, welke mogelijkheden hebben we om het volledige evenement naar binnen te verplaatsen? Uiteraard hebben we dit als eventmanager wel in ons achterhoofd bij het samenstellen van een evenement voor een klant. Maar je kunt niet alles al van tevoren indekken. Het hangt ook sterk af van de locatie waar het evenement op dat moment plaatsvindt. Over het algemeen kunnen we al onze evenementen naar binnen verplaatsen. Echter hebben we ook een aantal buitenactiviteiten in het programma opgenomen (op het water, op het strand, rondom de locatie), dan gaan we als een gek improviseren. Bieden we poncho’s aan, voeren we de activiteiten uit tussen de buien door of bedenken we vervangende activiteiten die makkelijk naar binnen verplaatst kunnen worden (een creatieve workshop, of een spelshow bijvoorbeeld)?
Als dat geregeld is, na instemming met de klant, is het tijd om weer terug te gaan naar mijn TOP 3. Onderdeel daarvan is het schrijven van een offerte voor één van onze vaste klanten. Hier komt het aspect creativiteit aan bod. Kort samengevat is de wens van de klant ‘een gaaf personeelsfeest op onze eigen locatie’. Dit hebben we verder uitgediept tijdens een persoonlijk intake gesprek. Hoe goed wij sommige van onze klanten ook kennen inmiddels, wij vinden het belangrijk om voor ieder event weer samen om de tafel te gaan. Alleen dán kun je de echte wensen en verwachtingen goed boven tafel krijgen. Mijn belangrijkste taak tijdens een intake gesprek is goed luisteren, goede vragen stellen, de non-verbale uitingen waarnemen en daar mijn creativiteit op los laten.
Wat is de aanleiding van het evenement? Staat tijdens het evenement een bepaald thema centraal? Hoe ziet de locatie van de klant eruit, wat zijn de mogelijkheden? Wat zijn de wensen ten aanzien van de catering, het entertainment, de aankleding? Past bij deze klant een band beter of toch een DJ, waarbij de voetjes van de vloer gaan. Willen zij een uitgebreide BBQ of diverse foodkraampjes in festival sfeer. Ik vind het het leukste om over al deze onderdelen na te denken, de klant volledig te ontzorgen en een totaal plaatje aan te bieden. Dat betekent dat wij ook nadenken over stroompunten, waterpunten, ruimte, garderobe, parkeergelegenheid, veiligheid, et cetera.
Na mijn creatieve eventmanager brein aan het werk te hebben gezet, ga ik bij een mogelijke nieuwe locatie op bezoek: de Watertoren in Wieringerwaard. We zijn via via met elkaar in contact gekomen en willen bespreken hoe we samen mooie evenementen kunnen organiseren voor onze klanten. Zij hebben een prachtige unieke locatie waar veel mogelijk is, een verborgen pareltje in de polder. Wij hebben de expertise en ervaring als het gaat om evenementen op maat samenstellen. Na ons prettige gesprek en het verkennen van de locatie slaat mijn hoofd al op hol met allerlei ideeën. We kunnen hier hele gave zakelijke bedrijfsfestivals organiseren met verschillende vormen van vermaak op het terrein, van live entertainment, tot verschillende teambuildingsactiviteiten! Een mooie stretchtent als eye catcher om echt die festival sfeer te creëren, strobalen, bloemen, picknicksets, vuurkorven… We plaatsen een aantal foodtrucks en zorgen voor meerdere barpunten, zodat mensen niet in de rij hoeven te staan en heerlijk ongedwongen kunnen genieten van elkaar, een hapje, een drankje en het uitzicht over het weidse landschap.
Vol energie rijd ik naar huis, mijn dag zit erop! Wat een diversiteit aan werkzaamheden. Morgen maar weer een nieuwe TOP 3 maken…
– Bianca
